Política de privacidad y tratamiento de datos

DECLARACIÓN GENERAL

Incyclo SAS se compromete con la protección de los datos personales de sus titulares, garantizando el pleno ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (derechos ARCO), conforme a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Para el ejercicio de sus derechos o para presentar consultas y reclamos, puede contactarnos en: [email protected] — Asunto: SOLICITUD HABEAS DATA

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: Incyclo SAS

Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia

Sitio Web: www.incyclo.co

Correo Electrónico: [email protected]

Responsable de Datos: Dirección General

2. MARCO NORMATIVO

La presente política se rige por:

- Ley 1581 de 2012: Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.

- Decreto 1377 de 2013: Reglamento parcial de la Ley 1581 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

- Ley 1266 de 2008: Régimen general de habeas data.

- Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

- Decreto 090 de 2018: Registro Nacional de Bases de Datos.

- Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

- Demás resoluciones y circulares emitidas por la SIC como Autoridad de Protección de Datos.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y TITULARES

Esta política aplica a todos los datos personales que Incyclo SAS recopile, almacene, use, circule o suprima en el desarrollo de su objeto social como firma consultora en economía circular y cambio climático. Los titulares incluyen:

- Clientes actuales, potenciales y exclientes.

- Colaboradores, empleados, contratistas y practicantes.

- Proveedores y aliados estratégicos.

- Visitantes del sitio web www.incyclo.co.

- Participantes en eventos, webinars, talleres o capacitaciones organizados por Incyclo.

- Cualquier persona natural cuya información sea tratada por Incyclo en el cumplimiento de sus actividades.

4. DATOS PERSONALES RECOPILADOS

4.1. Datos de Identificación y Contacto

Nombre completo, documento de identidad (Cédula, NIT, Pasaporte), dirección física, correo electrónico, número de teléfono, cargo y nombre de la empresa o entidad que representa.

4.2. Datos Laborales y Profesionales

Hoja de vida, experiencia laboral, formación académica, certificaciones, información de nómina, beneficios, seguridad social y referencias profesionales (aplicable a colaboradores y contratistas).

4.3. Datos Financieros y Comerciales

Información bancaria necesaria para la ejecución de contratos y pagos, historial de transacciones e información contenida en propuestas, contratos y acuerdos comerciales.

4.4. Datos de Navegación y Comunicaciones Digitales

Dirección IP, cookies y datos de uso del sitio web, interacciones con correos electrónicos de marketing, y datos de uso de plataformas de gestión utilizadas por Incyclo.

4.5. Datos Sensibles

Incyclo SAS podrá, en casos excepcionales y con autorización explícita del titular, tratar datos sensibles como información de salud de colaboradores (para gestión de SST) o afiliaciones gremiales exigidas por ley. Incyclo NO tratará datos sensibles sin consentimiento libre, previo, explícito e informado del titular. El titular tiene derecho a no suministrarlos y no será discriminado por ello.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán utilizados única y exclusivamente para:

- Gestión Comercial: Contacto con prospectos, envío de propuestas, seguimiento de oportunidades y programas de fidelización.

- Ejecución Contractual: Desarrollo, cumplimiento y seguimiento de contratos de consultoría y prestación de servicios.

- Marketing y Comunicaciones: Envío de boletines, invitaciones a eventos, webinars y contenido de valor ESG. Sujeto a autorización del titular.

- Gestión de Talento Humano: Selección, contratación, formación, evaluación, pago de nómina y bienestar de colaboradores.

- Cumplimiento Legal y Tributario: Atención de requerimientos de entidades públicas, obligaciones con la DIAN y demás entes reguladores.

- Gestión de Proveedores: Evaluación, contratación, pago y seguimiento a proveedores y aliados estratégicos.

- Seguridad y Control: Protección de activos de información y prevención del fraude.

- Análisis y Mejora de Servicios: Uso anónimo o agregado de datos para estudios internos y desarrollo de nuevos servicios.

6. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO

En cumplimiento del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, Incyclo SAS garantiza los siguientes principios:

- Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a las disposiciones legales vigentes.

- Finalidad: Los datos se recogen con fines determinados y legítimos, y no serán tratados para fines distintos sin nueva autorización.

- Libertad: El tratamiento solo se efectuará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

- Veracidad y Calidad: Los datos deben ser completos, exactos, actualizados y comprobables.

- Transparencia: El titular tiene derecho a obtener información sobre el tratamiento de sus datos en cualquier momento.

- Acceso y Circulación Restringida: Solo el personal autorizado accederá a los datos; su circulación se limita a las finalidades autorizadas.

- Seguridad: Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos de riesgos.

- Confidencialidad: Los datos serán tratados con estricta reserva, incluso después de terminada la relación.

7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Incyclo SAS solicitará autorización previa, expresa e informada antes de iniciar cualquier tratamiento. Esta autorización puede obtenerse mediante firma de formularios físicos o digitales, marcación de casillas en formularios web, cláusulas en contratos, o manifestación verbal debidamente documentada.

No se requerirá autorización cuando: la información sea requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones, se trate de datos de naturaleza pública, exista urgencia médica o sanitaria, o el tratamiento sea ordenado por mandato judicial o legal (Art. 10, Ley 1581 de 2012).

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

- Solicitar prueba de la autorización otorgada.

- Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.

- Presentar ante la SIC quejas por infracciones a la ley.

- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, salvo deber legal o contractual de conservarlos.

- Acceder gratuitamente a sus datos personales tratados por Incyclo.

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

Para ejercer sus derechos, el titular o su representante deberá remitir una petición escrita indicando: nombre completo e identificación, descripción de los datos objeto de la solicitud, derecho que desea ejercer, documentos de soporte si aplica, y datos de contacto para la respuesta.

Canal de recepción: [email protected] — Asunto: SOLICITUD HABEAS DATA

Plazos de respuesta:

- Consultas: 10 días hábiles (prorrogables 5 días hábiles adicionales con justificación).

- Reclamos: 15 días hábiles (prorrogables 8 días hábiles adicionales con justificación).

- Costo: Gratuito para el titular.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Incyclo SAS implementa medidas técnicas, administrativas y físicas proporcionales al riesgo de cada base de datos:

Técnicas: Cifrado de bases de datos y comunicaciones, control de acceso basado en roles (RBAC), uso de plataformas con estándares de seguridad reconocidos, copias de seguridad periódicas y actualizaciones regulares de software.

Administrativas: Capacitación periódica al equipo en protección de datos, acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores, política de escritorio limpio y procedimientos documentados para gestión de incidentes.

Físicas: Control de acceso a áreas donde se procesen datos y destrucción segura de documentos físicos con información sensible.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Incyclo SAS podrá transferir datos personales a terceros únicamente cuando exista autorización del titular, el intercambio sea necesario para la ejecución de un contrato, la transferencia sea autorizada por la ley, o el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos según criterios de la SIC.

Los encargados del tratamiento (proveedores de TI, plataformas de CRM, servicios en la nube) que actúen en nombre de Incyclo deberán firmar acuerdos de confidencialidad y sujetarse a las instrucciones de Incyclo en materia de protección de datos.

12. RETENCIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Los datos personales serán conservados durante:

- Datos de clientes activos: Durante la vigencia de la relación contractual más 10 años.

- Datos de prospectos y leads: Máximo 2 años desde el último contacto, salvo renovación del consentimiento.

- Datos de colaboradores: Durante la relación laboral más los términos exigidos por el Código Sustantivo del Trabajo.

- Datos contables y tributarios: Mínimo 10 años según el Código de Comercio colombiano.

- Datos de navegación (cookies): Máximo 12 meses desde la última visita.

13. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

El sitio web www.incyclo.co podrá utilizar:

- Cookies técnicas o necesarias: Permiten la navegación básica del sitio. No requieren consentimiento.

- Cookies analíticas: Permiten medir el comportamiento de los usuarios (ej. Google Analytics). Requieren consentimiento.

- Cookies de marketing: Permiten mostrar publicidad personalizada y medir su efectividad. Requieren consentimiento.

- Cookies de preferencias: Guardan configuraciones del usuario como idioma o región.

Los usuarios pueden gestionar y desactivar las cookies desde la configuración de su navegador. La desactivación de cookies no esenciales no afectará el acceso a los contenidos del sitio.

14. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Incyclo SAS cumplirá con la obligación de registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el Decreto 090 de 2018.

15. CANALES DE ATENCIÓN Y AUTORIDAD COMPETENTE

Para ejercer sus derechos o presentar consultas y reclamos:

Incyclo SAS

Correo: [email protected] — Asunto: SOLICITUD HABEAS DATA

Web: www.incyclo.co

Ciudad: Medellín, Antioquia, Colombia

Si considera que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente, puede presentar una queja ante la Autoridad de Control:

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Dirección: Carrera 13 No. 27-00, Bogotá D.C.

Web: www.sic.gov.co

Teléfono: (+57) 601 587 0000

16. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación en www.incyclo.co.

Incyclo SAS se reserva el derecho de modificar o actualizar esta política en cualquier momento. Cualquier modificación sustancial será informada a los titulares con al menos 10 días hábiles de antelación, a través de los mismos canales por los cuales se recopilaron los datos.

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Incyclo SAS — Consultoría en Economía Circular y Cambio Climático